Jak motywować? Wskazówki dla koordynatora projektu

Materiał Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji

1. MIEJ ŚWIADOMOŚĆ, ILE TRWA PROJEKT

Przed rozpoczęciem działań musisz wiedzieć, jak długo będziesz współpracować z wolontariuszami. Jeśli projekt będzie trwał kilka miesięcy, ich poziom motywacji może się zmieniać. Może to być spowodowane tym, że po jakimś czasie nie będą czuli odpowiednich więzi w zespole albo stracą przekonanie, że uczestnictwo w danym przedsięwzięciu jest dla nich wartościowe. Musisz mieć świadomość tych zagrożeń, by móc od początku im przeciwdziałać.

2. UTRZYMUJ STAŁY KONTAKT Z WOLONTARIUSZAMI

Szczególnie w trakcie długich projektów zdarzają się przerwy w kontaktach między organizatorami a wolontariuszami, co wpływa negatywnie na motywację tych ostatnich. Kiedy jesteś koordynatorem działania, często bywasz w ogniu zadań i z twojej perspektywy zawsze coś się dzieje. Twoi wolontariusze nie muszą jednak o tym wiedzieć. Może towarzyszyć im poczucie, że projekt stanął w miejscu. Nawet jeśli są przestoje w ich aktywności, utrzymuj z nimi stały kontakt online lub na żywo.

3. NIE SPAMUJ WIADOMOŚCIAMI

W utrzymywaniu kontaktu z wolontariuszami trzeba znaleźć złoty środek. Nie powinieneś ciągle zarzucać ich informacjami, bo efekt będzie odwrotny – albo przeczytają tylko ostatni post, albo nie zainteresują się nim wcale, bo będą się czuli przeciążeni.

4. WYBIERZ NAJBARDZIEJ EFEKTYWNE NARZĘDZIA KOMUNIKACJI

Poznając ludzi, z którymi będziesz współpracować, przyjrzyj się ich potrzebom dotyczącym komunikacji i pomyśl, czego będą od ciebie oczekiwać. Ludzie są naprawdę różni – jedni wolą komunikować się na żywo, inni zdalnie. Jedni lubią konkretne, krótkie e-maile, inni z kolei piszą długie eseje. Metodą prób i błędów oceń, co działa, a co nie sprawdza się w waszej komunikacji. Zmieniaj narzędzia i sposoby komunikowania się w trakcie trwania projektu, jeśli jest taka potrzeba. Możesz też na początku wprost zadać pytanie, jak twoi wolontariusze lubią się kontaktować. Współpracę warto zacząć od napisania kontraktu komunikacji w zespole.

5. BUDUJ RELACJE MIĘDZY CZŁONKAMI ZESPOŁU

Uczestnicy wolontariatu nie dostają wynagrodzenia, więc muszą mieć poczucie, że otrzymują jakąś inną wartość. Jedną z największych zalet wolontariatu jest możliwość budowania relacji z innymi osobami – początkującymi wolontariuszami, ekspertami czy osobami z zagranicy. Dla wolontariusza ważne jest to, że poznał nowych, ciekawych ludzi. O te relacje trzeba dbać i je pielęgnować. A można robić to na milion sposobów, zarówno online, jak i na żywo. Dobrym pomysłem jest wspólne oglądanie filmu czy wyjście na imprezę. I takie spotkanie wcale nie musi dotyczyć realizowanego projektu. Najbardziej jednak łączy praca zespołowa przy konkretnym przedsięwzięciu. Kiedy wykonasz dany projekt i dotrwasz do jego końca, wtedy najbardziej zżyjesz się z ludźmi. Będziecie mieć na koncie wspólny sukces.

6. DAWAJ POCZUCIE ODPOWIEDZIALNOŚCI

Jednym z powodów, dla których młodzi ludzie angażują się w dodatkowe aktywności, jest szukanie pola, na którym mogliby się wykazać odpowiedzialnością. Wolontariusze chcą się zaangażować w konkretne, powierzone im zadanie, z którego będą rozliczeni. Natomiast kiedy przydzielimy tę misję zbyt wielu osobom, mogą one stracić poczucie odpowiedzialności. Warto więc co jakiś czas przeprowadzać ewaluację, by sprawdzać, czy każdy z wolontariuszy czuje się potrzebny i doceniany.

7. MIERZ SIŁY NA ZAMIARY SWOICH WOLONTARIUSZY

Przy realizacji projektu nie chodzi o to, żeby zarzucić wolontariuszy zadaniami, z którymi nie będą się wyrabiać. Najważniejsze jest, aby chętna osoba rozwinęła się przy działaniu, zdobyła nowe kompetencje i umiejętności i nie czuła się przy tym przytłoczona obowiązkami.

8. NIE PRZYWIĄZUJ SIĘ DO PIERWSZEJ WIZJI

Często spadek motywacji następuje wtedy, kiedy pierwotne plany dotyczące projektu rozbijają się o rzeczywistość. Na papierze zazwyczaj wszystko wygląda idealnie, jednak bywa, że proces realizacji nas zaskakuje, bo dzieje się coś nieoczekiwanego. Błędem w sposobie zarządzania danym przedsięwzięciem jest metoda wodospadu, kiedy egzekwujemy nasz plan punkt po punkcie, nawet jeśli na pewnym etapie coś nie działa. Lepiej być elastycznym i dostosowywać się do nowych warunków i przeciwności. Załóżmy, że organizujemy projekt obejmujący serię szkoleń. Gdy na pierwsze z nich zapisuje się dziesięć osób, a przychodzi pięć, a na drugie zapisuje się osiem, a docierają dwie, możemy się spodziewać, jak będzie wyglądała frekwencja na trzecim kursie. Mimo to prawdopodobnie wiele osób będzie twardo trzymać się wstępnych założeń i nie zważając na nic, zorganizuje kolejne szkolenie. Mądrzejsze będzie jednak przeprowadzenie dwudziestominutowej sesji z zespołem i omówienie, co warto zmienić, aby nasz plan w końcu zadziałał. Być może trzeba zmodyfikować tematy albo tytuły warsztatów? Albo zmienić przestrzeń, w której realizujemy projekt? Nie można być „przyklejonym” do swojej wizji, jeśli się ona nie sprawdza. Powinniśmy coś odpuścić na rzecz czegoś innego. Jeśli tego nie zrobimy, nasza energia szybko się wyczerpie.

9. POZNAJ MOTYWACJE SWOICH WOLONTARIUSZY

Jest wiele typów wolontariuszy. Niektórzy chcą realizować projekt, aby zdobyć kolejny certyfikat – to tzw. zbieracze dyplomów. Są tacy, którym zależy na samorozwoju, ale bez konieczności otrzymania zaświadczenia. Są też inni, którzy chcą zmieniać świat w mikro- lub makroskali i pragną realizować swoje lub cudze pomysły. Zdarzają się również ludzie, którzy przychodzą dla towarzystwa i zwyczajnie chcą poimprezować. Na początku współpracy zapytaj wszystkich, po co tak naprawdę przyszli, poznaj ich motywacje. Wtedy zaoferuj im w projekcie to, czego od niego oczekują, a oni w zamian dadzą ci to, czego ty potrzebujesz.

10. W RAZIE POTRZEBY KORZYSTAJ Z POMOCY COACHA

Coach to osoba z zewnątrz, której zadaniem jest naprowadzenie zespołu na rozwiązanie problemów. Może on komentować lub podpowiadać ze swojej perspektywy różne sposoby załatwienia danej sprawy, ale nie może narzucić grupie ostatecznych decyzji. Często pomoc coacha jest potrzebna już na samym początku projektu, aby zmienić dynamikę relacji w zespole – sprawić, by nieznające się osoby stworzyły grupę współpracowników, a nawet kumpli. Przy kolejnych spotkaniach powinieneś – jako koordynator projektu – powiedzieć coachowi, jakie są wyzwania lub problemy przy realizacji planu. Czasem zebrania zespołu są merytoryczne i dotyczą na przykład przebudowania kalendarium i harmonogramu prac oraz ponownego zaplanowania działań. Bywa jednak, że spotkanie dotyczy tylko relacji i komunikacji, bo w trakcie trwania danej inicjatywy pojawiło się jakieś niedopowiedzenie lub zgrzyt, które trzeba wspólnie rozwiązać.

Grzegorz Olifirowicz – trener, przedsiębiorca, nauczyciel akademicki. Jako coach współpracuje z wieloma instytucjami i organizacjami pozarządowymi. Zajmuje się budowaniem relacji w zespole, motywacją wolontariuszy, pomocą w ewaluacji projektów. Współpracował m.in. z Forum Młodych Lewiatan, Fundacją Rozwoju Lubelszczyzny, Kieleckim Parkiem Naukowo- -Technologicznym, Fundacją Wolności, Fundacją Nowy Staw, Fundacją Sempre a Frente. Od 2015 r. związany z branżą gier. Tworzy gry mobilne, scenariusze gier PC, projekty grywalizacji. Autor książki Gamifikacja – 100 sposobów gamifikacji Twojego biznesu. Wiceprezes Zarządu Fundacji Teatrikon i realizator działań w projektach NGO. Od 2018 r. naucza przedmiotu Promocja i dystrybucja gier na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie.