Wspólne poszukiwanie rozwiązania problemu w firmie lub grupie pracowników nazywa się z angielska facylitacją. A osoba, która pomaga je wypracować, nazywana jest facylitatorem. Obecnie to domena doświadczonych coachów, których praca coraz częściej obejmuje nie tylko szkolenia. – Czasem tę funkcję myli się z moderowaniem, z którym mamy do czynienia, gdy trener diagnozuje problem w zespole i dostarcza pomysł jego rozwiązania, a potem sporządza raport – tłumaczy Piotr Piasecki, prezes Polskiej Izby Szkoleniowej prowadzący zajęcia z rozwoju osobistego i facylitacji. – Natomiast facylitator musi zachować się jak bezstronny uczestnik, w jego obecności i z jego pomocą grupa samodzielnie musi znaleźć wyjście z konkretnej sytuacji. Taka pomoc może na przykład oznaczać zadawanie pytań – ale tak, aby nie podsuwać gotowych rozwiązań.
Kiedy firmy szukają pomocy facylitatora? Gdy stoją przed wyzwaniem, gdy czekają je zmiany, przewidują przeszkody, na przykład w zmianie wizerunku czy wprowadzeniu nowego produktu na rynek. A także gdy do zarządu docierają niepokojące raporty, gdy trzeba od nowa zmotywować pracowników albo gdy się okazuje, że klienci postrzegają firmę zupełnie inaczej, niż się jej szefom wydaje. – Niektóre przedsiębiorstwa organizują także szkolenia z facylitatorem, zanim pojawi się istotny problem. Decydują się na nie, bo chcą nauczyć pracowników pracy grupowej, wspólnego rozwiązywania problemów, wypracowywania najefektywniejszych rozwiązań – opowiada Piotr Piasecki.
Przyznaje, że coraz częściej przedsiębiorstwa dbają o wykształcenie u pracowników tzw. umiejętności miękkich: empatii, komunikacji, definiowania problemów. Dzięki temu firma działa sprawniej, a pracownicy, mając poczucie wspólnoty, lepiej się odnajdują w jej kulturze organizacyjnej. Obecnie doszło do wyrównania liczby szkoleń miękkich w stosunku do tzw. twardych, jak zarządzanie projektem, system oceny pracowników, ustalanie siatki płac.
Rola facylitatora nie ogranicza się jednak do obserwowania warsztatów z notesem w dłoni. To on lub firma, dla której pracuje, odpowiada za stworzenie warunków do rozwiązywania problemów – znajduje odpowiednie miejsce, salę, ośrodek, określa, jak długo mają trwać zajęcia. Facylitator przygotowuje też scenariusz zajęć. To on ustala i narzuca zasady postępowania w grupie, powstrzymuje jej poszczególnych członków od agresywnej krytyki cudzych pomysłów. Czasem odwołuje się do znajomości branży i za pomocą neutralnych uwag lub opowiadania o tym, jak podobne problemy rozwiązują inne firmy, podsuwa grupie pomysły. Nie narzucając swojego punktu widzenia, naprowadza członków zespołu na sposób wyjścia z omawianej sytuacji. A oni muszą mieć wrażenie, że sami to rozwiązanie wypracowali. To wzmocni ich poczucie wspólnoty i świadomość, że mają wpływ na to, co się dzieje w firmie.
Takie rozwiązanie wypracować łatwiej, gdy dyskusji przysłuchuje się osoba bezstronna, ale obeznana z podręcznikowymi wzorcami rozwiązywania sporów. Ktoś, kto nie dopuści, by zajęcia zdominowali ci, którzy najgłośniej i najwięcej mówią.
